Suche

Konzepte als Basis

für Ihren Projekterfolg

7 Jul 2014

Softwareprojekte unterliegen immer kürzeren Entwicklungszyklen. Das bedeutet, dass die gleichen Leistungen in gleicher Qualität, jedoch in kürzerer Zeit umgesetzt werden müssen. Auch wird erwartet, dass durch eine verkürzte Entwicklungszeit die Entwicklungskosten geringer ausfallen, gleichzeitig jedoch steigt die Komplexität von Web- und Mobile-Projekten zunehmend. Dabei ergeben sich nicht nur für den Anbieter, sondern auch für den Kunden neue Herausforderungen. Wie diese Hürden zu bewältigen sind, möchte ich im folgenden Blogeintrag aufzeigen.

Geringe Anforderungen und unklare Ziele gefährden Ihr Projekt

Projekte sind kein Selbstzweck, sie verfolgen ein klares Ziel um die aktuelle Situation positiv zu verändern. Damit das Projektergebnis auch tatsächlich positiven Einfluss nehmen kann und z.B. die Marketingleistung, Kundenkontakte, Vertriebseffizienz, Online-Verkäufe oder Bearbeitungszeiten verbessert, müssen zunächst alle fachlichen Anforderungen bekannt sein. Meist liegen diese Anforderungen nicht im nötigen Detaillierungsgrad vor und müssen gemeinsam erarbeitet werden. Dadurch steigt auch im gesamten Projektteam das Bewusstsein für die Zielsetzung Ihres Projekts. Auf der Basis der fachlichen Anforderungen kann dann ein technisches Konzept erstellt werden, worauf die Umsetzung basiert. Vergleicht man ein Projekt mit einer Taxifahrt, erkennt man umgehend, wie wichtig detaillierte Anforderungen in Form von Konzepten für den Erfolg sind. Da Softwareprojekte meist recht komplex sind und auch die Abwicklung einiges an Erfahrung benötigt, möchte ich die Bedeutung detaillierter Anforderungen anhand einer Taxifahrt darstellen.

Stellen Sie sich vor, Sie möchten einen Kunden besuchen der im Osten von München wohnt. Sie wissen, wie das Firmengelände von außen aussieht, jedoch kennen Sie die genaue Straße nicht. Sie steigen in ein Taxi ein und beauftragen den Fahrer, Sie in den Osten Münchens zu Ihrem Kunden zu fahren und fragen nach dem Preis. Wo werden Sie wohl landen und zu welchen Kosten? Zu Beginn der Fahrt wissen weder Sie noch der Taxifahrer, wo es genau hingehen soll. Da Sie das Ziel nicht genau kennen, ist es unmöglich den Weg zu beschreiben, welcher die Fahrtzeit und die Kosten bestimmt. Nun gibt es 3 Szenarien, wie Ihre Fahrt ablaufen kann.

  1. Ihr Taxifahrer war bereits einmal an einem bestimmten Punkt im Osten Münchens und kennt den Weg dorthin. Er fährt Sie für einen fest vereinbarten Preis in den Osten Münchens, an den ihm bekannten Ort, wohlwissend, dass dies nicht Ihr exaktes Ziel sein wird. Er setzt Sie nun an der Straße mitten in „München Ost“ ab und verlangt den vereinbarten Fahrpreis.
    1. Natürlich sind Sie mit dem Ergebnis nicht zufrieden und möchten, dass der Taxifahrer ohne Zusatzkosten noch ein paar Meter weiter fährt, denn Sie sind sich sicher, dass das Firmengelände nicht mehr weit weg sein kann. Nach weiteren 2 Kilometern erwähnt der Taxifahrer, dass ab sofort Zusatzkosten nach Aufwand entstehen. Das können Sie nun nachvollziehen und bestätigen diese Zusatzkosten. Sie kommen letztendlich zwar gut an Ihrem Ziel an, der Festpreis war jedoch nur fiktiv.
    2. Wäre der Taxifahrer nur auf seinen eigenen Vorteil bedacht, hätte er die Situation für sich und seinen Gewinn ausnutzen können, indem er Sie für den vereinbarten Festpreis an der Stelle in München Ost absetzt, die für Ihn den kürzesten Fahrtweg und somit die geringsten Kosten bedeutet. So hätte er Sie mit einem akzeptablen Preis zum Einsteigen geworben. Da Sie jedoch die genaue Leistung nicht kannten und somit an einem ungeplanten Ort landeten, hatte die Fahrt für Sie keinen Nutzen. Entweder Ihr Kundenbesuch entfällt oder Sie setzen sich in ein weiteres Taxi, um zu Ihrem Ziel zu kommen – natürlich ist das erneut mit weiteren Kosten verbunden.
    3. Fazit: Wie Sie sehen, ist das Risiko für Sie erheblich zu hoch, wenn Sie und Ihr Projektpartner weder das Ziel noch den Weg dorthin genau kennen.

  2. Der Taxifahrer fährt Sie „nach Aufwand“ zu Ihrem Ziel, der gesamte Fahrpreis ist auf Grund des unbekannten Ziels nicht verbindlich vereinbart. Er weiss aus Erfahrung, dass es eine Baustelle auf dem Weg gibt und umfährt diese geschickt. Somit sparen Sie Zeit und Geld. Als Sie an einer Ampel stehen, sehen Sie ein Werbeplakat Ihres Kunden, auf dem dessen genaue Adresse zu finden ist. Der Taxifahrer klärt Sie auf, dass Sie nun einen großen Umweg gefahren sind. Hätte er früher gewusst, dass Sie genau in diese Straße möchten, hätte er eine Abkürzung gewählt, die Ihnen 30% Zeit und Kosten erspart hätte.

    Fazit: Wenn Sie mit einem Experten arbeiten ist es gut investierte Zeit, diesen über Ihre genauen Ziele aufzuklären, denn mit diesen Informationen kann er Ihnen erheblich Zeit und somit Kosten sparen.

  3. Der Taxifahrer weist Sie darauf hin, dass mit den aktuellen Informationen ein erhebliches Risiko besteht. Es könnte passieren, dass Sie zu Ihrem Termin zu spät kommen oder dass Sie einen erheblich höheren Fahrpreis zahlen müssen als nötig. Er schlägt vor, zunächst in seinem Smartphone gemeinsam mit Ihnen die Adresse Ihres Kunden in Erfahrung zu bringen und dann zu schauen, was der beste Weg für Sie dorthin ist. Die Zeit für die Evaluierung erfolgt nach Aufwand, dann jedoch werden Sie zu einem festen Preis an Ihr Ziel gebracht. Ist Ihr Kunde etwa in der Zwischenzeit umgezogen, reagiert Ihr Taxifahrer mit gleichem Verhalten flexibel, löst das Problem mit Ihnen auf die gleiche Art wie zuvor und bringt Sie trotz der unvorhersehbaren Umstände zu Ihrem Ziel.

    Fazit: Ein erfahrener Projektpartner nennt Ihnen das Risiko und unterstützt Sie dabei, dieses zu minimieren um Ihrem Projekt maximale Erfolgsaussichten zu geben.

Der Preis als große Gefahr

Da Softwareprojekte komplexe Planungs- und Entwicklungsprozesse erfordern, ist es umso wichtiger, dass beide Projektpartner genau wissen, was getan werden muss und welche Schritte erforderlich sind, um Ihr Ziel zu erreichen. Das aufgezeigte Beispiel einer Taxifahrt veranschaulicht dies. Es ist jedoch natürlich, dass wir Zahlen einfacher vergleichen können als komplexe Konzepte. Dennoch ist der Preis nur ein Ausdruck für den Aufwand oder die Wertigkeit des Ergebnisses, das Sie für diesen Preis erhalten. Somit sollten Sie unbedingt verstehen, was Sie für Ihr Geld bekommen. Dies ist nur anhand eines ausführlichen und am besten gemeinsam erarbeiteten Konzepts möglich, welches die Lösung für Ihr Problem beschreibt. Besitzen Sie nur eine der Komponenten aus Preis und Konzept, haben Sie keinen Gegenwert und können nicht beurteilen, ob Ihr Projektpartner das Richtige tun wird, um Ihr gesetztes Ziel zu erreichen. Ein Konzept dient also auch dazu, ein gemeinsames Verständnis für das Projekt zu schaffen. Möchten Sie zwei Angebote vergleichen sollten Sie anhand eines detaillierten Konzepts prüfen, ob sich sowohl der Leistungsumfang als auch der Preis die Wage halten. Prüfen Sie daher dringend, was im Leistungsumfang entfällt, wenn der Preis eines anderen Angebots geringer ist.

Schritt für Schritt zum Projekterfolg

Damit Sie in Ihrem Projektteam zu Beginn ein gemeinsames Verständnis schaffen und zudem dafür sorgen, dass Sie einen Leistungsumfang definiert haben, der überhaupt erst Vergleichsangebote zulässt und möglichst keine konzeptionellen Lücken enthält, empfiehlt es sich, die Zeit aufzubringen, ein Konzept mit einem erfahrenen Dienstleister zu erstellen. Dieser erste Schritt ist gut investiert, denn damit vermeiden Sie die oben aufgeführten Fallstricke und sorgen für tatsächliche Vergleichbarkeit darauf basierender Angebote.

Unser Gastautor

Dieser Artikel wurde von Manuel Pistner, Geschäftsführer der Bright Solutions GmbH, in freundlicher Kooperation geschrieben. Weitere Szenarien und eine Anleitung darüber, wie Sie mit Ihrem Entwicklungspartner Ihre Projekte mit den richtigen Schritten zum Erfolg führen, erfahren Sie in der Blogreihe „Wie sich Projekterfolg wirklich planen lässt.

Autor

neosmart GmbH

Das Team von neosmart berichtet im Blog über aktuelle Projekte und Neuigkeiten aus den Bereichen Webdesign, Webentwicklung und Social Media.